Ordering & Billing

Canada Ordering Instructions

1. Download the Canada test requisition.
   • For a link to the requisition, please click here.
   
   
2. Select the test(s) and complete the requisition.
   • Search for tests by disease symptom, type, name of test code using the Test Catalog search tool on the left of the Athena Diagnostics web page.
   
   
3. Call Athena Diagnostics Billing for pricing at 1-800-394-4493, option 4.



4. Apply to your provincial Ministry of Health for Out of Country services prior approval.
   • For most provinces a Ministry of Health letter of authorization is required.
   • Athena Diagnostics will accept and store specimens awaiting MOH prior approval.
   • For a resource guide to several Ministry of Health Out of Country services programs, please click here.
   • For non-MOH reimbursed testing, payment in full is required before testing begins.
   • For additional billing options, including private pay or out-of-pocket, please click here.
   
   
5. Collect patient specimen and ship it, with the requisition and payment information, to Athena Diagnostics.
   • For Shipping Instructions, please click here.
   • To order FedEx prepaid shipping kits, please click here.

Shipping and Customs Instructions

To ensure specimen stability, please follow the specimen collection and shipping instructions for each test ordered. Instructions are located in the Test Catalog search tool on the left.  General shipping guidelines are available to the left in the blue side-bar.

All specimen shipments to Athena Diagnostics should include the following:

1. The specimen.
2. A test requisition.
3. A customs memo.

   The customs memo must be filled out by the ordering institution that is shipping the specimen and contain the following information:

   • The air-bill tracking number in the first and third blank space, and
   • The specimen collection tube color in the second blank space.

   Once the form is completed it should be placed in the plastic pouch on the outside of the sample shipping package. For a link to the memo, please click here.

4. Payment/payment information (If payer is not the Ministry of Health).

Athena Diagnostics accepts shipments from Monday though Friday, except for holidays. To ensure specimen stability, shipments should only be made to Athena Diagnostics such that they arrive within this time frame and in consideration of holiday restrictions. For a list of the holidays on which Athena Diagnostics is closed, please click here.

Shipping Kit Ordering Instructions

Complimentary shipping kits, with FedEx pre-paid air-bills, are available upon request. Please contact Athena Diagnostic client services at 1-800-394-4493, Option 2 and request Canada specimen shipping kits or you may order online.

When you call, please provide the client service representative with the following information:

1. The type of kit:
   • For a list of the type of kits available, please click here.
2. A FedEx pre-paid air-bill with each kit.
3. A Canada requisition with each kit.
4. The number of kits needed.

Billing and Payment Instructions

As indicated in the test requisition form, there are three types of payment procedures for Canadian clients. All payments must be denominated in US dollars.

Ministry of Health Payment
Provincial Ministry of Health coverage is by far the most common form of payment and falls under the various provincial Out of Country services programs. Please refer to your provincial Ministry of Health for more details.

Institutional Payment
Institutional payment occurs when the ordering hospital/lab covers the cost of the test. Ordering clients can pay in full either at the time the test is ordered or, if they qualify, via direct billing from Athena Diagnostics. Please contact Athena Diagnostics Billing at 1-800-394-4493, option 4, for information on establishing a direct bill account. Payment must be denominated in US dollars.

Patient Self-Pay
If the patient is covering the cost of the test, payment in full must be received before testing begins. Please contact Athena Diagnostics Billing at 1-800-394-4493, option 4 to secure payment by credit card, wire transfer or personal check. Payment must be denominated in US dollars.

Credit Card Authorization Form

Athena Diagnostics Credit Card, Bank Check and Wire Transfer Payment Instructions

Commandes et facturation

Instructions pour commandes qui proviennent du Canada

1. Téléchargez le formulaire canadien de demande de test.
• Pour le lien vers le formulaire, veuillez s.v.p. cliquer ici .
2. Choisir le(s) test(s) et remplir le formulaire de demande. 
• Recherche des tests par symptôme, type, nom du test ou code à l'aide de l'outil de recherche Catalogue des tests à la gauche de la page Web d'Athena Diagnostics.
3. Appelez au département de facturation d'Athena Diagnostics au 1-800-394-4493, option 4, pour les prix.
4. Faire une demande à votre ministère provincial de la Santé pour des services hors pays pour l'approbation au préalable.
• Pour la plupart des provinces, une lettre d'autorisation du ministère de la Santé est nécessaire.
• Athena Diagnostics accepte et entrepose les spécimens pendant l'attente de l'approbation du ministère de la Santé.
• Pour un guide des ressources au sujet des programmes de services hors pays pour plusieurs ministères de la Santé, veuillez s.v.p. cliquer ici .
• Pour les tests qui ne sont pas remboursés par le ministère de la Santé, le paiement complet est exigé avant que le test soit effectué.
• Pour d'autres options de facturation, y compris les paiements privés ou personnels, veuillez s.v.p. cliquer ici .
5. Collecter le spécimen du patient et l'expédier, avec le formulaire de demande et l'information concernant le paiement, à Athena Diagnostics.
• Pour les directives d'expédition, veuillez s.v.p. cliquer ici .
• Pour commander des trousses d'expédition FedEx prépayées, veuillez s.v.p. cliquer ici .

Expédier à :

Athena Diagnostics
Four Biotech Park
377 Plantation Street
Worcester MA 01605

Instructions pour l'expédition et les douanes

Pour assurer la stabilité des spécimens, veuillez s.v.p. suivre les instructions pour la collecte et l'expédition des spécimens pour chacun des tests commandés. Les instructions se trouvent dans l'outil de recherche Catalogue des tests à la gauche. Les directives générales d'expédition se trouvent à la gauche dans la barre verticale bleue des menus.

Toutes les expéditions vers Athena Diagnostics doivent contenir les articles suivants :

1. Le spécimen.
2. Un formulaire de demande de test.
3. Une lettre pour les douanes.

   La lettre pour les douanes doit être rempli par l'établissement qui fait la demande et qui expédie le spécimen. La lettre doit contenir l'information suivante :

   • Le numéro de suivi du bordereau d'expédition aérienne dans la première et la troisième fenêtre, et
   • La couleur du tube de collecte du spécimen dans la deuxième fenêtre.
   • Une fois que le formulaire est rempli, il doit être placé dans la pochette de plastique à l'extérieur du colis d'expédition de l'échantillon. Pour un lien vers la lettre, veuillez s.v.p. cliquer ici
     
4. Paiement ou information au sujet du paiement (si le payeur n'est pas le ministère de la Santé).

Athena Diagnostics accepte les livraisons du lundi au vendredi, sauf pour les congés fériés. Pour assurer la stabilité des spécimens, les envois devront être acheminés vers Athena Diagnostics de sorte que l'arrivée se fait pendant cette période et en tenant compte des restrictions imputables aux congés. Pour une liste des congés fériés pendant lesquels Athena Diagnostics est fermée, veuillez s.v.p. cliquer ici .

Instructions pour la commande des trousses d'expédition

Des trousses d'expédition gratuites, avec bordereau d'expédition aérienne FedEx prépayé, sont offertes sur demande. Veuillez s.v.p. communiquer avec le service à la clientèle d'Athena Diagnostics au 1-800-394-4493, option 2, et demandez les trousses d'expédition de spécimens pour le Canada ou commander en ligne.

Lorsque vous appelez, veuillez fournir les informations suivantes au représentant du service à la clientèle :

1. Le type de trousse :
• Pour une liste des types de trousses offertes, veuillez s.v.p. cliquer ici .
2. Un bordereau d'expédition aérienne pour chaque trousse.
3. Un formulaire canadien de demande pour chaque trousse.
4. Le nombre de trousses nécessaires.

Instructions pour la facturation et le paiement

Comme indiqué sur le formulaire de demande de test, il y a trois modes de paiement possibles pour les clients canadiens. Tous les paiements doivent être libellés en dollars américains.

Paiement par le ministère de la Santé

L'assurance maladie offerte par le ministère provincial de la Santé est le mode de paiement le plus commun et tombe donc sous les programmes de services hors pays des différentes provinces. Veuillez vous référer à votre ministère provincial de la Santé pour plus de détails.

Paiement par l'établissement

Le paiement par l'établissement survient lorsque l'hôpital ou le laboratoire qui commande le test couvre les coûts. Le client demandeur peut payer le montant total au moment de la demande du test ou, s'il s'est qualifié, se prévaloir de la facturation directe par Athena Diagnostics. Veuillez s.v.p. communiquer avec le département de facturation d'Athena Diagnostics au 1-800-394-4493, option 4, pour l'information concernant l'établissement d'un compte à facturation directe. Tous les paiements doivent être libellés en dollars américains.

Paiement par le particulier

Si le patient lui-même paie les coûts du test, le paiement complet doit être reçu avant que le test soit effectué. Veuillez s.v.p. communiquer avec le département de facturation d'Athena Diagnostics au 1-800-394-4493, option 4, pour les modalités le paiement par carte de crédit, virement ou chèque personnel. Tous les paiements doivent être libellés en dollars américains.

Formulaire d'autorisation pour carte de crédit

Instructions pour paiement par carte de crédit Athena Diagnostics, chèque bancaire ou virement